De zomervakantie is alweer begonnen! Na een coronajaar zijn velen er aan toe om even weg te gaan. Natuurlijk blijft het hierbij belangrijk om de richtlijnen van het RIVM op te volgen. Tenslotte zijn er nog best wat uitzonderingen en regels waar iedereen rekening mee dient te houden. Maar wat als een medewerker ziek is en toch vakantieplannen heeft?
Als uw zieke medewerker op vakantie wil, moet daarvoor aan u om toestemming worden gevraagd. Oók als deze vakantie al eerder ingepland was. De uitgangsituatie is tenslotte anders geworden. Het is lastig te beoordelen of een vakantie uw zieke medewerker goed kan doen of juist niet. Om daar een juiste beslissing over te nemen, kunt u het beste advies inwinnen bij de bedrijfsarts. Hij kan beoordelen of de vakantie bijdraagt aan de genezing of dat dit de re-integratie zal beïnvloeden. Vervolgens beslist u, mede op basis van dit advies, of uw medewerker op vakantie kan.
Een zieke medewerker bouwt evenveel vakantiedagen op als een medewerker die niet ziek is. Stemt u in met de vakantieaanvraag? Dan kunt u de vakantiedagen afboeken. Formeel gezien dient u uw werknemer eerst te laten instemmen voor het afboeken van de vakantiedagen. Uw medewerker heeft hierdoor een vrijstelling van re-integratietaken. Het is logisch dat uw zieke medewerker hiervoor vakantiedagen inlevert.
Leg duidelijk vast dat u uw medewerker toestemming geeft om deze dagen van zijn vakantiedagensaldo af te halen. Als uw medewerker hier niet mee instemt, dan is er in die periode géén vrijstelling van de re-integratietaken. Verder bespreekt u natuurlijk met u werknemer dat hij tijdens de vakantie geen activiteiten zal ondernemen die het herstel kunnen vertragen. In principe staat het de medewerker vrij hoe hij de vakantie gaat invullen maar het is goed om de bedrijfsarts te laten toetsen of de invulling past bij de beperkingen (bijvoorbeeld bergklimmen terwijl er beperkingen zijn in klimmen, lopen, staan).
Als uw medewerker niet vóór zijn vakantie ziek is, maar tijdens zijn vakantie ziek wordt, mag u voor deze ziektedagen niet zomaar vakantiedagen afboeken. Dit mag alleen:
- Als dit is afgesproken in de cao, het contract of uw bedrijfsreglement/verzuimprotocol.
- Als schriftelijk is vastgelegd dat u – als werkgever – vakantiedagen mag afschrijven als uw medewerker ziek wordt tijdens zijn vakantie. U mag deze alleen inhouden van de bovenwettelijke vakantiedagen.
- Wanneer de medewerker zelf toestemming geeft om de ziektedagen van zijn vakantiedagen af te boeken.
Ook tijdens de vakantie is uw medewerker verplicht om zich ziek te melden zoals vastgelegd in de regels binnen uw bedrijf (het verzuimprotocol). Als de vakantie in Nederland plaatsvindt, kunt u de verzuimbegeleiding meteen in gang zetten.
Is uw medewerker op vakantie in het buitenland? Dan moet hij/zij zich ook binnen 24 uur ziek melden. Uw medewerker moet, tijdens ziekte op vakantie, altijd bereikbaar zijn. Maak hier duidelijke afspraken over. U mag vragen naar het vakantieadres van uw medewerker. Vraag uw medewerker om aan de arbodienst een verklaring te sturen van een (huis)arts of een ziekenhuis zodat de arbodienst de ziekmelding kan beoordelen.
Bij terugkomst mag u uw medewerker laten oproepen voor het spreekuur van de bedrijfsarts. Die kan vaststellen of de vakantiedagen als ziektedagen moeten worden gezien.
Enkele tips!
- Zorg dat uw medewerkers op de hoogte zijn van de regels. Maak binnen uw bedrijf duidelijk dat er een verzuimprotocol is.
- Bespreek met elke medewerker die momenteel (deels) arbeidsongeschikt is apart de regels rondom verzuim en vakantie.
- Geef het nummer door waar medewerkers naartoe moeten bellen. Zo kunnen zij zich op de juiste manier ziek melden. Als er snel actie wordt ondernomen, is er minder kans op langdurig verzuim.
- Vraag uw medewerker zich ook beter te melden als dit tijdens de vakantie is. Zo voorkomt u onnodige en lange processen.
Opbouw van vakantiedagen
- Langdurig arbeidsongeschikte medewerkers hebben recht op volledige opbouw van vakantiedagen. Voor 2012 werden alleen vakantiedagen opgebouwd over het laatste half jaar van hun ziekteperiode.
- De regeling over volledige vakantieopbouw bij ziekte geldt alleen voor de wettelijke vakantiedagen. In een arbeidsovereenkomst of cao kunnen andere afspraken staan over eventuele extra vakantiedagen. Deze noemen we bovenwettelijke vakantiedagen.
- Medewerkers moeten hun wettelijke vakantiedagen binnen zes maanden – na afloop van het kalenderjaar – opnemen. De termijn van zes maanden geldt niet voor medewerkers die (met recht) niet in staat zijn geweest om op tijd vakantie op te nemen. U kunt in overleg met uw medewerker(s) besluiten de termijn te verlengen.
- De nieuwe vervaltermijn geldt alleen voor wettelijke vakantiedagen die medewerkers opbouwen vanaf 1 januari 2012. Voor vakantiedagen die uw medewerkers hebben opgebouwd vóór die datum gelden de ‘oude’ regels.
Binnen zes maanden na het opbouwjaar de wettelijke vakantiedagen opnemen: deze wetswijziging is ingevoerd om medewerkers te stimuleren regelmatig vakantiedagen op te nemen. Dit is nodig omdat blijkt dat het uitstellen van vakantie nadelige gevolgen kan hebben voor de gezondheid en veiligheid van uw medewerkers. Vakantie is goed voor de algehele gezondheid van uw medewerkers.
Stimuleer dat de vakantiedagen opgenomen worden, bijvoorbeeld door periodiek een overzicht uit te reiken van het saldo met daarbij de vraag wanneer deze opgenomen gaan worden, natuurlijk mag hierbij gevraagd worden om rekening te houden met bezetting en bedrijfsbelangen. Echter alleen bij zwaarwegende bedrijfseconomische belangen mag een vakantieaanvraag geweigerd worden.
Heeft u nog vragen rondom vakantie en verzuim? Wilt u dat er meegekeken wordt of uw bedrijfsreglement nog rechtsgeldig is en passend bij uw organisatie? Neem dan gerust contact op. Onze HR adviseurs en casemanagers geven graag advies.
Geschreven door: Danielle Lagerweij
